Tegenwoordig worden steeds meer bedrijven papierloos en ook particulieren kiezen er steeds vaker voor om te digitaliseren. En dat is met goede reden. Online documenten opslaan biedt namelijk veel voordelen. Het is echter wel belangrijk dat het op de juiste manier gebeurt zodat u optimaal van deze voordelen kunt genieten. Daarom hebben we de beste manieren voor documenten online opslaan voor u verzameld. Lees snel verder.

Wat houdt documenten online opslaan precies in?

Online documenten opslaan betekent dat u bestanden niet op uw computer bewaart, maar in de cloud, oftewel een digitale kluis. Dit houdt in dat ze veilig worden opgeslagen op externe servers. Op deze manier kunt u overal en vanaf elk apparaat met internetverbinding toegang krijgen tot uw documenten. U kunt bestanden uploaden en versleutelen. Daarnaast worden de documenten bij het online opslaan automatisch gesynchroniseerd, waardoor wijzigingen direct worden bijgewerkt. U heeft dus altijd de meest recente versie online staan, zelfs als u de documenten deelt. Het is zelfs mogelijk om er in real-time in samen te werken met anderen. Online opgeslagen documenten worden automatisch geback-upt. Deze back-ups, gecombineerd met toegangsbeheer, zorgen voor een veilige en efficiënte manier van het opslaan en beheren van gegevens. 

Waarom kiezen voor online documenten opslaan?

Het opslaan van documenten in de cloud biedt diverse voordelen ten opzichte van traditionele lokale opslagmethoden, of zelfs op papier. Enkele belangrijke voordelen zijn:​

• Toegankelijkheid: met online opslag kunt u vanaf elk apparaat met een internetverbinding toegang krijgen tot uw bestanden. Dit zorgt voor veel flexibiliteit en gemak.  ​
• Samenwerking: online documenten opslaan maakt het mogelijk om eenvoudig bestanden te delen en in real-time samen te werken met anderen. Dit verhoogt de productiviteit en flexibiliteit aanzienlijk.
• Back-up en herstel: veel cloudopslagdiensten bieden automatische back-ups. Hierdoor wordt het risico op gegevensverlies door hardwarestoringen of andere calamiteiten verminderd. ​
• Schaalbaarheid: u kunt eenvoudig uw opslagcapaciteit uitbreiden zonder te investeren in extra hardware. ​
• Papierloos: documenten online opslaan is goed voor het milieu. Doordat u namelijk geen uitgeprinte versies van documenten meer hoeft te bewaren, bespaart u een hoop papier. Dat is niet alleen duurzaam, maar bespaart ook veel ruimte.

Belangrijke overwegingen bij het online opslaan van documenten

Hoewel online opslag veel voordelen biedt, is het belangrijk dat het goed gebeurt. Daarbij zijn er een aantal factoren om rekening mee te houden:

Beveiliging en privacy

Uw documenten kunnen gevoelige informatie bevatten die beschermd moet worden tegen ongeautoriseerde toegang. Zorg er bijvoorbeeld voor dat de dienst die u kiest end-to-end encryptie biedt. Zo garandeert u dat uw gegevens versleuteld zijn tijdens zowel opslag als overdracht. ​Kies daarnaast een dienst waarmee u specifieke toegangsrechten kunt instellen. Op die manier kunnen alleen geautoriseerde personen bepaalde documenten bekijken en bewerken. Ten slotte is het slim om een twee-factor-authenticatie (2FA) toe te voegen voor een extra beveiligingslaag. Met 2FA wordt er bij het inloggen namelijk naast een wachtwoord ook een tweede vorm van identificatie vereist. Dit zijn allemaal vormen van cybersecurity en laten zien hoe belangrijk het is om uw gegevens goed te beschermen.

Betrouwbaarheid en beschikbaarheid

Het is van groot belang dat uw documenten altijd beschikbaar zijn wanneer u ze nodig heeft. Controleer daarom of de dienst die u afneemt een hoge uptime-garantie biedt. Dit houdt in dat de afgenomen dienst bijna altijd beschikbaar is zonder storingen of onderbrekingen. Dat duidt namelijk op betrouwbaarheid van de service. Informeer daarnaast naar het back-upbeleid van de provider om te weten hoe vaak back-ups gemaakt worden en hoe lang ze worden bewaard.

Kosten en opslagcapaciteit

Afhankelijk van uw behoeften kunnen de kosten en de aangeboden opslagcapaciteit variëren. Zo bieden veel diensten een beperkte gratis opslagruimte aan, met de optie om tegen betaling extra opslagruimte te krijgen. Evalueer daarbij of de aangeboden functies en opslagcapaciteit in verhouding staan tot de kosten. ​

Best practices voor het online documenten opslaan

Om optimaal gebruik te maken van online opslag, hebben we nog enkele aanbevelingen voor u:

• Organiseer uw bestanden: een goede mappenstructuur en consistente bestandsnamen helpen u om snel en efficiënt uw documenten terug te vinden.​
• Regelmatige back-ups: hoewel cloudopslagdiensten vaak automatische back-ups aanbieden, is het verstandig om periodiek eigen back-ups te maken, bijvoorbeeld op een externe harde schijf.​
• Houd software up-to-date: zorg ervoor dat u altijd de nieuwste versies van uw opslagsoftware en beveiligingsprogramma’s gebruikt om te profiteren van de nieuwste beveiligingsupdates.​
• Beperk het delen van gevoelige informatie: wees voorzichtig met het delen van gevoelige documenten en gebruik waar mogelijk wachtwoordbeveiliging en beperkte toegangsrechten.​

Documenten online opslaan biedt dus voordelen op het gebied van toegankelijkheid, samenwerking en gegevensbeveiliging. Door te investeren in de juiste online opslag dienst weet u zeker dat uw documenten veilig zijn opgeborgen. Lees hier extra tips om bestanden veilig op te slaan.