Vermogensbeheerder, family office, hypotheekadviseur, werving- of selectiebureau of accountant? Dan herkent u ongetwijfeld de woorden; waar mensen werken, worden fouten gemaakt. De huidige markt vereist dat intermediairs er alles aan doen om vertrouwelijke klantinformatie te beschermen. Gebeurt dit niet, dan is de imago- en financiële schade bij een datalek aanzienlijk.
Waar mensen werken, worden fouten gemaakt. Er zijn veel processen en werkstromen binnen uw bedrijf. Dat maakt het erg lastig om veilig dataverkeer en 100% compliance te garanderen. Er worden talloze documenten doorgestuurd, vaak onversleuteld of via onveilige oplossingen zoals Dropbox, WeTransfer of Google Drive. U heeft niet in de hand wat er met die documenten gebeurt. Er worden documenten offline opgeslagen of doorgestuurd naar onbevoegden.
Wij helpen u weer grip te krijgen op uw data
Met Datasafe regelt u vanuit een centraal punt wie er toegang heeft tot documenten en wat daarmee mag gebeuren. Uw klant krijgt een eigen omgeving die gevuld wordt met persoonlijke documenten. Dit overzichtelijke portaal is uitsluitend in te zien door de klant en de bevoegde medewerkers. Op deze manier dient het programma van Data-Safe dus eigenlijk als intermediairs. Zo kunnen uw bestanden veilig blijven zonder enig risico te lopen.
Medewerkers kunnen altijd en overal zorgeloos aan het werk met de laatste versie van ieder document. Met een tweefactorauthenticatie loggen ze in, simpel en veilig.
Eenvoudiger samenwerken in een geautomatiseerde administratie
Om een samenwerking soepel te laten verlopen heeft u informatie nodig. In een handig dashboard ziet u welke informatie er al beschikbaar is en wat er nog mist. U kunt formulier templates creëren met vaste velden, bijvoorbeeld NAW-gegevens. De ingevulde velden kunnen op verschillende plekken binnen de organisatie worden geïmporteerd, zoals in het boekhoudsysteem. Deel taken uit en het systeem stuurt automatisch reminders totdat de informatie volledig is. Belangrijke zaken zoals onboarding trajecten worden zo aanzienlijk efficiënter gemaakt. U maakt het uw klanten makkelijker en investeert in een waardevolle tijdsbesparing. Hoe dat er precies uit ziet? Dat stemmen we volledig af op uw behoeften en wensen. Wij staan klaar om te dienen als intermediairs waar nodig, zodat u geen pijnpunten meer heeft.
De toegenomen beschikbaarheid van documenten geeft u de mogelijkheid om een stapje verder te gaan voor uw klanten. Denk bijvoorbeeld aan een werving- en selectiebureau die snel de benodigde documentatie voor een kandidaat compleet maakt, een advocatenkantoor die de casus, bewijsstukken en andere documentatie veilig en overzichtelijk bewaart, of een vermogensbeheerder die een beter overzicht heeft op de volledige situatie, waardoor het mogelijk wordt om een diepgaander advies te geven.
De mogelijkheden op een rijtje
Hoe werkt het?
Datasafe wordt volledig op maat gemaakt. Uw consultant start met het in kaart brengen van de processen en de data die in aanmerking komt voor de kluis. Samen evalueren we de processen en bekijken we waar compliance, efficiency en gemak kunnen worden verbeterd. Vervolgens werken we, volgens een duidelijk werkplan, naar een naadloze integratie. Met hands-on trainingen en een uitmuntende helpdesk zorgen we ervoor dat de kluis door iedereen optimaal wordt gebruikt. Zo kan DataSafe als intermediairs dienen om uw pijnpunten op te lossen.
Wilt u meer weten over wat Datasafe u te bieden heeft?
Wilt u weer grip op uw data? Neem dan contact op. Ook geven we graag een demo, online of op locatie.
De kluis is zeer gebruiksvriendelijk en is vergelijkbaar met de mappenstructuur op uw computer.
Wij richten de kluis volledig voor u in en bieden hulp en training voor het gebruik.
De AVG verwacht dat organisaties transparanter worden over hoe zij met persoonsgegevens omgaan en waarvoor deze worden gebruikt. De AVG eist dat een bedrijf beveiligingsmaatregelen neemt en de procedures en processen hiervan dusdanig inricht dat data goed beschermd is.
Met Datasafe weet u waar de data wordt opgeslagen, wat ermee gebeurt via een incidentenlog en wie er toegang heeft. Documenten worden niet meer offline opgeslagen op laptops of mobiele telefoons. Deze staan veilig en versleuteld in de online kluis. U kunt de data te allen tijde wissen op afstand of rechten voor personen intrekken. Bij goed gebruik voorkomt u datalekken en doet u er als bedrijf alles aan om de data van uzelf en uw klanten te beschermen.
De data wordt bewaard in twee datacenters in Nederland. Wanneer één datacenter uitvalt, blijft de data beschikbaar en behouden. Er is altijd een back-up beschikbaar. De datacenters voldoen aan alle gestelde normen en regelgevingen. De voorkant van het platform is gebaseerd op Citrix Sharefile. Al het dataverkeer is versleuteld (256-bit SSL) en data wordt gehashed, waardoor de documenten onbereikbaar en onleesbaar zijn voor onbevoegden.
Datasafe is toegankelijk met alle apparaten (mobiel, tablet en desktop) en besturingssystemen (iOs, Android, Windows).